Μια καλή Μέθοδος Διαχείρισης Χρόνου
Νοε 10th, 2009
Βy D.Shistohilis
Αξίζει τον κόπο να αφιερώσω χρόνο για να εκπαιδεύσω κάποιον ή κάποιους συνεργάτες προκειμένου να αναλάβουν κάποιες από τις δραστηριότητες της λίστας μου;
Αποφύγετε το χάος
Κρατήστε 30 με 60 λεπτά κάθε μέρα για να ασχοληθείτε με ένα μελλοντικό έργο. Όφελος: Θα αποφύγετε τον πανικό της τελευταίας στιγμής, αλλά και το στρες καταφέροντας να εκπληρώσετε σημαντικά καθήκοντα πριν γίνουν επείγοντα.
«Να σας πω ένα λεπτό;»
Οι καθημερινές ενοχλήσεις αυτού του είδους κλέβουν πολύ περισσότερο χρόνο απ’ ό,τι νομίζουμε.
Καθιερώστε τακτικές εβδομαδιαίες τετ-α-τετ συναντήσεις για να ασχολείστε με όλα τα θέματα που δεν είναι άμεσης προτεραιότητας. Αν οι συνεργάτες σας γνωρίζουν ότι θα συναντηθούν μαζί σας συγκεκριμένη ώρα και μέρα, ίσως σας ενοχλούν λιγότερο.
Ακόμα μπορείτε να διαχωρίζετε τα καθήκοντά σας σε τέσσερις διαφορετικές δραστηριότητες ανάλογα με την προτεραιότητά τους.
1. Άμεσης Αξίας - Υψηλής Προτεραιότητας: Να κλείσετε μία πώληση, να κάνετε μία παρουσίαση στο προσωπικό σας, να γράψετε μία αναφορά.
2. Έμμεσης Αξίας - Έμμεσης Ανταπόδοσης: Εκμάθηση νέων τεχνικών, οροθέτηση στόχων.
3. Απαραίτητα αλλά ανούσια: Διεκπεραιώσεις εγγράφων, τηλεφωνήματα κ.λπ.
4. Μη απαραίτητα και ανούσια: Αυτά αφορούν αγγαρείες όπως τυπικές αναφορές που κανείς δεν διαβάζει πλέον κ.λπ.
Πώς να τα κατατάξετε
-Καταγράψτε τις καθημερινές σας δραστηριότητες για τουλάχιστον μία εβδομάδα. Εξετάστε τι γράψατε και κατηγοριοποιήστε την κάθε δραστηριότητα σε μία από τις παραπάνω κατηγορίες.
-Καταγράψτε τους πιο σημαντικούς πελάτες, αυτούς στους οποίους θα πρέπει να αφιερώνετε τον περισσότερο χρόνο σας. Μετά προσαρμόστε τη λίστα σας ανάλογα.
-Εξετάστε πόσο σημαντική δουλειά πιστεύετε ότι κάνετε για τους πιο σημαντικούς σας πελάτες.
-Ζητήστε τους να σας πουν ποια απ’ τις δραστηριότητές σας θεωρούν ότι έχει τη μεγαλύτερη αξία γι’ αυτούς.
-Χρησιμοποιήστε τα συμπεράσματα που συγκεντρώσατε προκειμένου να προγραμματίσετε τις μέρες, τις εβδομάδες και τους μήνες σας γύρω από τις δραστηριότητες που σας επισήμαναν οι πελάτες σας.
Ερωτήσεις που βοηθούν την ανάθεση εργασιών
Οι παρακάτω ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να ξεχωρίσετε τις δουλειές που θα πρέπει να κρατάτε για τον εαυτό σας από εκείνες που θα πρέπει να αναθέτετε στους υπαλλήλους σας.
«Τι ακριβώς κάνω εγώ;»: Καταγράψτε όλες τις δραστηριότητες που είναι αποκλειστικά δικής σας ευθύνης. Κατά ημέρα, εβδομάδα ή μήνα.
«Όλα όσα έγραψα απαιτούν πράγματι τη δική μου εμπλοκή;»: Για να βρείτε ευκολότερα αυτή την απάντηση αναρωτηθείτε τι ικανότητες χρειάζονται για να αντιμετωπιστεί η κάθε δραστηριότητα.
Πρόκειται πράγματι για θέμα εμπιστευτικού χαρακτήρα το οποίο μόνο εσείς μπορείτε να διεκπεραιώσετε; Μόνο εσείς έχετε στα χέρια σας όλες τις κατάλληλες πληροφορίες; Πρόκειται πράγματι περί ζητήματος που η διοίκηση θα ήθελε να χειριστώ προσωπικά εγώ;
«Ποιες από τις δραστηριότητες της λίστας μου μπορούν να χειριστούν οι υπάλληλοί μου;»
«Αξίζει τον κόπο να αφιερώσω χρόνο για να εκπαιδεύσω κάποιον ή κάποιους συνεργάτες προκειμένου να αναλάβουν κάποιες από τις δραστηριότητες της λίστας μου;»: Ειδικά για δραστηριότητες που επαναλαμβάνονται κάθε μέρα η εβδομάδα, θα δείτε ότι αξίζει τον κόπο.
Νοε 10th, 2009
Βy D.Shistohilis
Αξίζει τον κόπο να αφιερώσω χρόνο για να εκπαιδεύσω κάποιον ή κάποιους συνεργάτες προκειμένου να αναλάβουν κάποιες από τις δραστηριότητες της λίστας μου;
Αποφύγετε το χάος
Κρατήστε 30 με 60 λεπτά κάθε μέρα για να ασχοληθείτε με ένα μελλοντικό έργο. Όφελος: Θα αποφύγετε τον πανικό της τελευταίας στιγμής, αλλά και το στρες καταφέροντας να εκπληρώσετε σημαντικά καθήκοντα πριν γίνουν επείγοντα.
«Να σας πω ένα λεπτό;»
Οι καθημερινές ενοχλήσεις αυτού του είδους κλέβουν πολύ περισσότερο χρόνο απ’ ό,τι νομίζουμε.
Καθιερώστε τακτικές εβδομαδιαίες τετ-α-τετ συναντήσεις για να ασχολείστε με όλα τα θέματα που δεν είναι άμεσης προτεραιότητας. Αν οι συνεργάτες σας γνωρίζουν ότι θα συναντηθούν μαζί σας συγκεκριμένη ώρα και μέρα, ίσως σας ενοχλούν λιγότερο.
Ακόμα μπορείτε να διαχωρίζετε τα καθήκοντά σας σε τέσσερις διαφορετικές δραστηριότητες ανάλογα με την προτεραιότητά τους.
1. Άμεσης Αξίας - Υψηλής Προτεραιότητας: Να κλείσετε μία πώληση, να κάνετε μία παρουσίαση στο προσωπικό σας, να γράψετε μία αναφορά.
2. Έμμεσης Αξίας - Έμμεσης Ανταπόδοσης: Εκμάθηση νέων τεχνικών, οροθέτηση στόχων.
3. Απαραίτητα αλλά ανούσια: Διεκπεραιώσεις εγγράφων, τηλεφωνήματα κ.λπ.
4. Μη απαραίτητα και ανούσια: Αυτά αφορούν αγγαρείες όπως τυπικές αναφορές που κανείς δεν διαβάζει πλέον κ.λπ.
Πώς να τα κατατάξετε
-Καταγράψτε τις καθημερινές σας δραστηριότητες για τουλάχιστον μία εβδομάδα. Εξετάστε τι γράψατε και κατηγοριοποιήστε την κάθε δραστηριότητα σε μία από τις παραπάνω κατηγορίες.
-Καταγράψτε τους πιο σημαντικούς πελάτες, αυτούς στους οποίους θα πρέπει να αφιερώνετε τον περισσότερο χρόνο σας. Μετά προσαρμόστε τη λίστα σας ανάλογα.
-Εξετάστε πόσο σημαντική δουλειά πιστεύετε ότι κάνετε για τους πιο σημαντικούς σας πελάτες.
-Ζητήστε τους να σας πουν ποια απ’ τις δραστηριότητές σας θεωρούν ότι έχει τη μεγαλύτερη αξία γι’ αυτούς.
-Χρησιμοποιήστε τα συμπεράσματα που συγκεντρώσατε προκειμένου να προγραμματίσετε τις μέρες, τις εβδομάδες και τους μήνες σας γύρω από τις δραστηριότητες που σας επισήμαναν οι πελάτες σας.
Ερωτήσεις που βοηθούν την ανάθεση εργασιών
Οι παρακάτω ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να ξεχωρίσετε τις δουλειές που θα πρέπει να κρατάτε για τον εαυτό σας από εκείνες που θα πρέπει να αναθέτετε στους υπαλλήλους σας.
«Τι ακριβώς κάνω εγώ;»: Καταγράψτε όλες τις δραστηριότητες που είναι αποκλειστικά δικής σας ευθύνης. Κατά ημέρα, εβδομάδα ή μήνα.
«Όλα όσα έγραψα απαιτούν πράγματι τη δική μου εμπλοκή;»: Για να βρείτε ευκολότερα αυτή την απάντηση αναρωτηθείτε τι ικανότητες χρειάζονται για να αντιμετωπιστεί η κάθε δραστηριότητα.
Πρόκειται πράγματι για θέμα εμπιστευτικού χαρακτήρα το οποίο μόνο εσείς μπορείτε να διεκπεραιώσετε; Μόνο εσείς έχετε στα χέρια σας όλες τις κατάλληλες πληροφορίες; Πρόκειται πράγματι περί ζητήματος που η διοίκηση θα ήθελε να χειριστώ προσωπικά εγώ;
«Ποιες από τις δραστηριότητες της λίστας μου μπορούν να χειριστούν οι υπάλληλοί μου;»
«Αξίζει τον κόπο να αφιερώσω χρόνο για να εκπαιδεύσω κάποιον ή κάποιους συνεργάτες προκειμένου να αναλάβουν κάποιες από τις δραστηριότητες της λίστας μου;»: Ειδικά για δραστηριότητες που επαναλαμβάνονται κάθε μέρα η εβδομάδα, θα δείτε ότι αξίζει τον κόπο.
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου